Tornar um processo mais eficiente é a capacidade de cumprir as tarefas com maior agilidade sem comprometer a qualidade. Esse é um verdadeiro desafio para os colaboradores e o papel do gestor – e líder – é fundamental nesse contexto para que tudo dê certo.
Além do conhecimento, é necessário ter proatividade e quebrar a famosa resistência à mudança. Nesse artigo, abordaremos pontos importantes de uma cultura realmente eficiente e falaremos, também, sobre como é possível aplicar esse conceito em sua clínica.
Continue lendo sobre como implantar eficiência em sua clínica e lembre-se que nossa equipe está à disposição para tirar suas dúvidas!
Paute-se pela qualidade
Antes de tudo, é muito importante ter a qualidade dos serviços prestados sempre em mente. Isso é fundamental porque, grande parte dos gestores, acaba focando em demasia na questão da eficiência e esquece que é a qualidade que fará os pacientes voltarem e indicarem o seu negócio.
Uma boa dica é realizar pesquisas de satisfação com seu público. Saber o que as pessoas pensam da sua clínica é importante para medir – num futuro próximo – se as ações de mudança foram realmente efetivas. Lembre-se que, elogios são excelentes, mas são as críticas que nos fazem crescer. Portanto, se quiser eficiência em sua clínica: escute!
Existem diversas maneiras de fazer isso, algumas sugestões são:
- Deixe uma caixa para comentários anônimos na recepção (lembre-se de deixar papel e caneta, claro);
- Você pode pedir nome e contato, mas deixe claro que a opinião pode ser anônima;
- Entre em contato por telefone com uma amostragem dos pacientes que já passaram pela clínica e questione pontos de atenção, como atendimento, agilidade, pontualidade etc.;
- Contrate uma agência especializada para realizar pesquisas por amostragem e determinar a percepção que o público tem da sua marca.
Vale ressaltar que de nada adianta coletar opiniões, informações e fazer pesquisas se os dados captados não gerarem mudanças efetivas. Determinar o que está ruim é o primeiro passo para conseguir melhorar e oferecer um serviço de extrema qualidade para seus pacientes.
Invista em treinamento para seus profissionais
Agora que você já sabe como está a percepção dos seus pacientes (e do público em geral) quanto à sua clínica, já pode determinar quais são os pontos fortes e fracos dos serviços que oferece. Essas informações devem servir como uma baliza para determinar quais treinamentos são mais importantes nesse momento.
Vamos supor que você constatou muitas reclamações sobre o atendimento. Algumas opiniões falam da falta de educação das atendentes e outros relatam como elas estavam estressadas. Um treinamento focado em atendimento ao cliente pode ser uma excelente ideia para começar a mudar isso.
Mas cuidado! Antes de começar a determinar culpados, é muito importante entender os motivos que causaram o estresse na sua equipe de atendimento. Computadores lerdos e sistema travando, por exemplo, contribuem negativamente para o atendimento e um simples treinamento pode não resolver o problema.
Treinamento para médicos
É comum que os profissionais, principalmente médicos, busquem treinamentos e atualizações apenas nas áreas em que atuam – ou pelas quais tenham interesse. Todavia, é possível que um treinamento de relação interpessoal ou liderança gere mudanças positivas no cotidiano e aumente a eficiência em sua clínica.
Por mais que exista resistência por parte dos profissionais, é papel do gestor demonstrar os benefícios que esse tipo de investimento tem no médio e longo prazos. Certamente, os aprendizados serão úteis até mesmo para a vida dos profissionais.
Garanta a melhor experiência para seus pacientes
Atualmente, no marketing, só se fala em “experiência”. Isso porque a relação com os consumidores mudou e eles não querem apenas um produto ou serviço. Querem chegar em um local limpo e agradável, poder esperar vendo TV, tomar um café e, porque não, serem bem atendidos.
Querem, além disso, que o atendente – além de educado – seja eficiente, e que os médicos sejam pontuais. Desejam uma relação mais humana na clínica. Garantir a melhor experiência para os pacientes passa por entender cada uma dessas necessidades, e atendê-las sempre que possível.
Outro ponto muito importante para otimizar o relacionamento com os pacientes é a clareza de informações. Desde as placas que ajudam a localizar consultórios, banheiros e salas de espera até os contatos via mensagem, e-mail e telefone devem ser claras e humanizadas. Em outras palavras: evite falar como um robô!
Utilize um sistema de gestão para aumentar a eficiência em sua clínica
Um sistema de gestão eficiente passa pelos mais distintos setores da clínica, desde o atendimento aos pacientes até o relacionamento com planos de saúde e órgãos governamentais. Para adotar uma cultura realmente eficiente é necessário contar com um suporte de qualidade.
O exemplo das atendentes – que utilizamos lá no início do texto – ilustra bem essa relação. Computadores travando, agendas e prontuários de papel e a falta de processos pré-determinados são grandes inimigos da eficiência e consolidar tudo em uma mesma plataforma pode ser uma excelente solução.
Um software como o ClinicWeb automatiza uma série de tarefas, cortando gastos e liberando sua equipe para fazer outras atividades. Os lembretes de consulta, por exemplo, podem ser pré-programados e enviados via SMS e e-mail no prazo que você determinar.
Os certificados de segurança e o armazenamento em nuvem garantem que informações confidenciais, como os prontuários eletrônicos dos pacientes (PEP), estejam seguros em qualquer situação e possam ser compartilhados com outros profissionais sempre que necessário.
É válido lembrar que, mais do que ter o sistema de gestão para clínicas, você precisa estimular sua equipe a utilizá-lo em toda a capacidade. Isso requer treinamento para o uso da ferramenta e também um acompanhamento efetivo dos indicadores de desempenho da clínica e da equipe, o que também pode ser feito por meio do software de gestão.
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