Principais erros na gestão clínica que resultam em grandes problemas

Administrar uma clínica não é tarefa simples. Exige dos gestores conhecimentos em diversos segmentos, desde o relacionamento com pacientes, passando pelos detalhes técnicos da área da saúde, até as partes contábil e financeira, ambas vitais para que o negócio cresça com segurança.
Os principais erros na gestão clínica são causados, em sua maioria, por falhas humanas. Lançamentos equivocados, erro na marcação de consultas, perda de prontuários de papel, dentre muitas outras. Mas, por mais que pareça difícil livrar-se desses problemas é sim possível solucioná-los!
Pensando nisso preparamos um blog post especial para que você entenda essas dificuldades e veja as possíveis soluções. Continue lendo e lembre-se que nossa equipe está à disposição para ajudá-lo no que for necessário. Vamos lá!

Consultas marcadas equivocadamente

Não há nada pior para a organização de uma clínica do que problemas na marcação e remarcação de consultas. Além de atrapalhar a rotina dos pacientes e passar uma grave impressão de desorganização, esse tipo de erro estressa os colaboradores e contribui negativamente para o clima organizacional na clínica.
Para entender um pouco melhor porque isso é tão importante é preciso enxergar as consultas como o “produto” principal do negócio. Imagine comprar um ingresso para o cinema e descobrir que o horário do filme mudou e ninguém te avisou. Revoltante não é mesmo?
Quando o assunto é a saúde do paciente – e não um filme qualquer – a coisa fica ainda mais séria. Justamente por isso é preciso que o seu processo de marcação e reagendamentos de consulta sejam à prova de falhas. Como não existem seres humanos que não erram, que tal investir em automação?

Automação como solução

Existem softwares no mercado que possibilitam uma interação muito mais simples com as agendas, automatizando o processo e minimizando a possibilidade de erros humanos. Os dados ficam salvos na nuvem e são atualizados em tempo real para todos os colaboradores em caso de mudança.
Além disso, alguns permitem integração com o site da clínica para oferecer marcação on-line de consultas. Já pensou em resolver o problema e ainda oferecer um diferencial para seus pacientes?

Lançamentos errados no fluxo de caixa

Esse também é um dos principais erros na gestão clínica. Muitas vezes os gestores são médicos ou profissionais da saúde que abraçaram a responsabilidade de cuidar de questões fiscais e contábeis por pura necessidade, sem experiência ou conhecimentos sobre o tema.
O Fluxo de Caixa é uma ferramenta de controle financeiro onde devem constar todas as entradas e saídas de capital de uma empresa em um determinado período de tempo. Esquecer de lançar algo ou colocar dados a mais pode ser extremamente prejudicial para o negócio.
Por mais que seja possível encontrar planilhas e respostas praticamente prontas na internet existem detalhes técnicos que, caso não sejam considerados, podem gerar grandes problemas. De prejuízos diretos à questões judiciais ou com a Receita Federal, vale a pena evitá-los. E é justamente aí que entra o software de gestão.

Software de Gestão no Controle Financeiro

Os melhores softwares de gestão clínica do mercado oferecem uma interface simples, onde qualquer colaborador ou gestor com algumas horas de treinamento pode configurar até mesmo as tarefas mais complexas. E é exatamente essa a questão: automatizar para evitar erros!
Para entender melhor como um sistema de gestão auxilia no Fluxo de Caixa, confira esse artigo em nosso blog!

Prescrições mal feitas ou erradas

Com o crescimento da clínica a aumento do número de pacientes, podem acontecer problemas com prescrições mal feitas ou erradas. Essa realidade é muito nociva para o negócio, tanto do ponto de vista prático quanto no que tange à administração da empresa.
Assim como os outros principais erros na gestão clínica que citamos acima, esse também possui solução. A Prescrição Eletrônica oferece diversos benefícios tanto para a equipe médica quanto para os pacientes, minimizando a possibilidade de erros e concentrando todas as informações no Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).
Existe, inclusive, um projeto de lei (PL 3344/12), que tramita na Câmara dos Deputados para tornar obrigatório o uso de Prescrição Eletrônica em todo o Brasil. Apesar de não sabermos quando exatamente a mudança acontecerá, as clínicas que já estiverem preparadas certamente sairão na frente!

Perda de prontuários de papel

Imagine chegar ao banco e ser informado pelo gerente que todo o seu histórico financeiro foi perdido! É mais ou menos assim que um paciente se sente ao descobrir que seu prontuário de papel desapareceu, junto com suas informações confidenciais e histórico médico.
Esse certamente é um dos principais erros na gestão clínica. O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) foi criado justamente para resolver essa questão. Com ele todos os dados dos pacientes ficam salvos na nuvem e, mesmo que uma tempestade queime todos os computadores da clínica, as informações estarão resguardadas!
Além de agilizar a consulta, informatizando o preenchimento dos prontuários e mantendo os dados sempre seguros, o PEP também respeita a Resolução Normativa Nº 1638/2002 do Conselho Federal de Medicina (CFM), que trata da obrigatoriedade dos dados inseridos no prontuário.

Várias soluções, uma resposta

Como você pôde ver ao longo desse artigo, grande parte dos principais erros na gestão clínica podem ser resolvidos – ou minimizados – com o uso da tecnologia. Por isso, um software de gestão vai muito além de agendas atualizadas! Ele otimiza todos os setores da clínica!
E para você, quais os principais desafios na gestão de uma clínica? Deixamos de falar sobre algum tópico? Comente abaixo e complemente nossa lista com sua experiência!

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